(Widefense) La solución SourceOne de EMC que provee Widefense para la administración inteligente de los correos electrónicos, permite optimizar una serie de funciones como archiving de emails corporativos en el largo plazo, búsquedas rápidas de información mediante diferentes parámetros, generación de informes y archivos PST, y ahorro de hasta un 90% del espacio generado por los emails en el disco duro de un computador.
De acuerdo a cifras de Osterman, el 72% de los usuarios que emplea el correo electrónico, más de 120 minutos al día, se considera “guarda todo”.
Se trata de un software de última generación que permite a las organizaciones –que basan sus comunicaciones en las plataformas Exchange o Lotus– realizar una mejor gestión y mayor control histórico de los correos electrónicos con miras a potenciar las labores de las áreas de tecnologías de información, auditoría y contraloría, tanto en el sector público como en el privado.
Esta herramienta es ideal para las empresas e instituciones que estén obligadas por ley a respaldar su información durante varios años o deban ser auditadas cada cierto tiempo para prevenir algún tipo de fraude.
El product manager de Widefense, Nelson Elorza, sostiene que SourceOne puede ser utilizado en diversos sectores como gobierno, financiero, salud, retail, minería, energía, educación, construcción, TI y servicios, entre otros.
“En materia de Bancos, por ejemplo, este sistema puede ser muy útil para el archiving de correos electrónicos, específicamente aquellos relacionados con transacciones (inversiones), pues permite conservar dichos emails por más tiempo y sin el riesgo de perder esa valiosa información”, comentó Elorza.
Cómo opera
SourceOne tiene como principal función la administración inteligente de los emails y no su almacenamiento. Este sistema se vincula a un servidor en donde, finalmente, se guarda la información. El almacenamiento de la información se puede hacer en el mismo servidor del cliente o mediante alguna de las soluciones que provee Widefense, las cuales permiten realizar deduplicación, es decir, conservar solo una copia de cada versión respaldada, con el consiguiente ahorro de espacio.
El ingeniero de Control de Acceso y Seguridad de Datos de Widefense, Cristián Pozo explicó que una vez que SourceOne permite recopilar la información y extraerla desde las bases de Exchange, almacena los correos en un servidor para ser gestionados mediante distintos parámetros, tales como fecha, usuario o tema, entre otros.
“Se puede organizar el contenido y permitir la búsqueda, por ejemplo, de todos los correos electrónicos que envió el CEO de una compañía en el último año. Además, se pueden buscar palabras específicas en todos los correos de la organización. El nivel de búsqueda de la herramienta es muy avanzado, pues incluso permite encontrar contenidos en archivos PDFs. Tiene un motor de búsqueda muy potente, en comparación con las alternativas que existen en el mercado”, acotó Pozo.
Asimismo, comentó que esta solución posibilita generar informes que se visualizan en pantalla y archivos PST, siendo capaz de mostrar todas las acciones que un administrador de la plataforma de correos pudo haber realizado, es decir, qué tipo de búsquedas hizo en el software, si hizo algún cambio en la plataforma, si buscó una palabra específica, etc.
Cristián Pozo destaca como otro de los beneficios de SourceOne el hecho que libera importante espacio en los computadores.
“A un usuario que tiene acumulado 1 Gb de archivos PST, SouceOne lo deja en 100 Mb aproximadamente, lo que significa un ahorro de un 90% de espacio vinculado a ese tipo de información. Para el usuario, este software es fácil de usar, transparente y el principal beneficio que ofrece es que su disco va a estar más desocupado”.
Resalta que esta solución cuenta con un sistema de deduplicación que actúa previamente al almacenamiento de los archivos. “Antes de respaldar un archivo, SourceOne permite saber si se está repitiendo ese correo más de una vez y lo copia en una sola ocasión. De esa manera ahorra espacio y costos. Además, tiene la capacidad de mantener sincronizados y respaldados, diariamente y en cada momento, los correos electrónicos de la empresa”.